Casi todas las agencias que usan Inmovilla como CRM llegan al mismo punto: los leads entran por WhatsApp, pero la ficha del cliente vive en el CRM y nadie tiene tiempo de copiar conversaciones a mano. El resultado habitual es un cuaderno paralelo de notas en el móvil del comercial, leads que se pierden entre agentes y un histórico de conversación que no queda registrado en ningún sitio útil para el resto del equipo.
Integrar WhatsApp con Inmovilla no significa cambiar de CRM ni rehacer los procesos de la agencia. Significa que cada conversación de WhatsApp se convierte automáticamente en un lead o una actualización de ficha dentro de Inmovilla, con los campos correctos rellenados y sin duplicar trabajo. Vamos a ver cómo se hace en la práctica.
El punto de partida habitual en una agencia
Antes de integrar nada, el flujo típico es este: un lead escribe por WhatsApp a un número que puede estar en el móvil personal de un comercial, en una línea compartida o en el número que aparece en el portal. El comercial responde, apunta el nombre y el inmueble de interés en una nota o en una hoja de cálculo, y en el mejor de los casos crea una ficha en Inmovilla más tarde, cuando tiene un hueco. En el peor caso, esa ficha no se crea nunca porque el lead se enfría o el comercial se olvida.
Este proceso manual tiene tres problemas estructurales:
- No hay trazabilidad: si el comercial se va de vacaciones o de la empresa, la conversación desaparece con él.
- No hay reparto justo de leads: quien responde primero se queda el contacto, sin criterio de carga de trabajo ni de especialización por zona.
- No hay dato para medir: la dirección no sabe cuántos leads llegan por WhatsApp, cuánto tardan en responderse ni qué porcentaje se convierte.
Qué se sincroniza entre WhatsApp e Inmovilla
Una integración bien hecha no vuelca "toda la conversación" sin criterio dentro de una nota gigante. Sincroniza datos estructurados que Inmovilla puede usar como CRM: crea el contacto si no existe, actualiza el que ya existe y adjunta el historial de mensajes como referencia consultable. En concreto, lo que normalmente se sincroniza es:
- Datos de contacto: nombre, teléfono y, si se consigue en la conversación, email.
- Origen del lead: portal de procedencia (Idealista, Fotocasa, web propia) cuando se puede identificar por el número o por la campaña.
- Inmueble o inmuebles de interés: referencia o referencias que el lead menciona o sobre los que pregunta.
- Tipo de operación: compra, alquiler, venta de su vivienda, tasación.
- Presupuesto y condiciones: rango de precio, si necesita financiación, si tiene vivienda que vender antes.
- Historial de conversación: el hilo completo, accesible desde la ficha, para que cualquier comercial que retome el contacto tenga contexto sin tener que preguntar otra vez lo mismo.
Mapeo de campos: la parte que nadie explica bien
El mapeo de campos es donde se rompen la mayoría de integraciones caseras. Inmovilla tiene una estructura de campos propia (tipo de inmueble, zona, operación, estado del lead) y WhatsApp no tiene ningún campo: es texto libre. Alguien tiene que decidir cómo se traduce "busco un piso de 3 habitaciones en Chamberí hasta 300.000 euros" a los campos que Inmovilla espera.
Este mapeo se puede hacer de dos formas:
- Cualificación por agente de IA: el agente hace las preguntas necesarias durante la conversación de WhatsApp y va rellenando los campos de Inmovilla en tiempo real, en lugar de dejar que el comercial interprete texto libre después.
- Extracción posterior: se deja que la conversación fluya libremente y un proceso posterior intenta extraer los datos del texto. Es más rápido de montar, pero menos fiable: si el lead no da un dato de forma explícita, el campo se queda vacío o mal interpretado.
En la práctica, la primera opción da resultados mucho más consistentes porque el propio agente sabe qué campos necesita Inmovilla y pregunta lo justo para rellenarlos, sin convertir la conversación en un formulario.
Asignación de leads a comerciales
Una vez el lead está en Inmovilla, hay que decidir a quién se asigna. Los criterios más habituales son:
- Zona: si el comercial tiene carteras por barrio o municipio, la asignación se hace por la ubicación del inmueble de interés.
- Carga de trabajo: reparto round-robin entre comerciales disponibles para evitar que uno acumule todos los leads calientes.
- Tipo de operación: algunos equipos separan comerciales de venta y de alquiler, o especialistas en obra nueva.
- Comercial que ya gestiona ese cliente: si el lead ya tiene ficha previa en Inmovilla, la conversación se asigna al comercial que lo lleva, no a uno nuevo.
Esta asignación debería ser automática en el momento en que se crea o actualiza la ficha, no un paso manual que alguien hace al final del día. Cuanto más tarde la asignación, más tarda la primera respuesta humana cuando el lead necesita hablar con una persona.
El problema de los duplicados
Un mismo lead puede escribir por WhatsApp, rellenar un formulario en la web y contactar por Idealista, todo en la misma semana. Sin control de duplicados, esto genera tres fichas distintas en Inmovilla, tres comerciales distintos contactando al mismo cliente y una sensación de desorganización que el cliente nota.
La integración debe comprobar, antes de crear una ficha nueva, si ya existe un contacto con ese número de teléfono o ese email en Inmovilla. Si existe, se actualiza la ficha existente y se añade la nueva conversación al historial, en lugar de duplicar. Esto parece obvio pero es, con diferencia, el fallo más común en integraciones montadas rápido.
Checklist de puesta en marcha
- Definir qué número o números de WhatsApp se van a integrar (línea comercial, WhatsApp Business API).
- Acordar el mapeo de campos entre la conversación y la ficha de Inmovilla antes de activar nada en producción.
- Configurar la detección de duplicados por teléfono y email.
- Definir las reglas de asignación de leads a comerciales.
- Probar el flujo completo con leads de prueba antes de anunciarlo al equipo.
- Formar al equipo comercial en cómo consultar el historial de conversación desde la ficha de Inmovilla.
- Revisar durante las primeras semanas si hay leads que se están asignando mal o duplicando.
Errores típicos al integrar WhatsApp con Inmovilla
- Volcar la conversación entera como una nota sin estructura, en lugar de rellenar campos. Esto obliga al comercial a leer todo el hilo para saber qué busca el cliente.
- No filtrar el ruido: mensajes de spam, números equivocados o contactos que no son leads reales acaban generando fichas basura en el CRM.
- Ignorar el histórico: si un cliente ya existente vuelve a escribir, tratarlo como lead nuevo genera confusión y mala imagen.
- No medir: sin datos de cuántos leads llegan por WhatsApp y cuánto tardan en atenderse, es imposible saber si la integración está funcionando.
Si tu agencia ya trabaja con Inmovilla y quiere que los leads de WhatsApp entren cualificados y sin duplicados, puedes ver el detalle técnico de la integración en Criba AI + Inmovilla. También tenemos disponibles otras conexiones de CRM y portales en la página de integraciones.